Сегодня одной из многих тем, которые обсуждают в СМИ, стало принятие Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме». Поможет разобраться в нем и ответит на вопросы начальник Главного управления пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области Юрий Козак.

Что предусмотрено вышеназванным Законом?

Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронном виде» предусматривает постепенный отказ от бумажных трудовых книжек, введение учета трудовой деятельности работника в электронной форме, автоматическое назначение пенсии по возрасту.

Что же такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажных трудовых книжек. Трудовую деятельность сотрудника будут учитывать в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

На сегодня в Украине существует множество электронных сайтов. Куда именно надо загружать скан-копию трудовой книжки?

Скан-копию бумажного документа нужно загружать только на web-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины по адресу: http://portal.pfu.ua в пункт личного кабинета пользователя из блока “«Коммуникации с ПФУ»: Сведения о трудовых отношениях. Другой путь технически невозможен для обработки. И еще, помните о наличии квалифицированного электронного ключа (КЭП), он обязателен для регистрации и пользования Вебпорталом.

Кто имеет право загружать скан-копию бумажного документа?

Отсканированная трудовая книжка может быть подана как застрахованным лицом через персональный кабинет на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины, так и работодателем через кабинет страхователя на веб-портале, с обязательным предоставлением согласия лица на обработку персональных данных.

Бывают случаи, когда отсканированную трудовую книжку «отклоняют» на веб-портале, то есть отказывают в оцифровке? Если да, то по каким причинам?

Да, такие случаи существуют. Основными причинами являются ошибки, которые допускают пользователи веб-портала. Частые ошибки касаются предоставления отсканированных черно-белых копий, не четких копий, копий с «обрезанными» страницами, предоставления неполного документа и тому подобное.

Есть ли какие-то требования к скан-копиям, которые предупредят «отклонение»?

Да, конечно существуют, и они не сложные:

1. Копии должны быть цветными, то есть сделаны с оригинала.

2. Необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке.

3. Скан-копии должны быть четкие и отражать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО собственника) и непосредственно сами записи.

4. Нужно придерживаться формата и размера сканируемого изображения.

С соответствующими рекомендациями можно ознакомиться на информационной странице Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области на веб-портале э-услуг Пенсионного фонда Украины по адресу: https://www.pfu.gov.ua/content/uploads/sites/19/2020/05/scan_etk.pdf

А работодателям еще напоминаем, что бумажная трудовая книжка должна быть оформлена согласно требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 № 58.

Означает ли, что бумажный документ не нужен уже с этого года?

Нет, это не так. Наполнение Госреестра данным, которые содержатся в бумажных трудовых книжках, будет проведен в переходный период в течение 5 лет. То есть в течение ближайших 5 лет будет использоваться как бумажный, так и электронный вариант трудовой книжки.

В дальнейшем, по желанию работника, работодатель будет обязан вести и бумажную трудовую книжку.

Какие выгоды получат от этого Закона работающие и работодатели?

Принятие Закона позволит:

– упростить процедуры получения информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, например, в случае временной потери трудоспособности;

– уменьшить расходы работодателей на ведение бумажного документооборота;

– устранить возможные риски и негативные последствия потери бумажной трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации или внесения недостоверных сведений.

Ведение трудовой деятельности работника в электронной форме обеспечит необходимые условия для автоматического назначения пенсий на основании имеющихся сведений о стаже и уплаченных взносах, содержащихся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного социального страхования.

Актуален ли такой электронный сервис?

Безусловно, актуален. Крайне необходимо позаботиться о будущих пенсионерах именно сегодня, сохранить данные о трудовом стаже в одном Реестре, чтобы в будущем упростить гражданам процесс сбора документов для назначения пенсии.

Много современных услуг переходит в электронный вид. Сначала все новое кажется сложным и непонятным, но пройдет некоторое время, и мы уже не сможем представить себя без электронных услуг.

Информация предоставлена отделом обслуживания граждан № 9 (сервисный центр) Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области.