Вынужденный карантин показал ценность и преимущество программ электронного документооборота, которые позволили без проблем совершать внешний и внутренний обмен документами. Если вы еще не установили софт, предлагаем купить Медок от ukrzvit.ua в Киеве.

А теперь рассмотрим, как быть в ситуации, когда нужно подписать документ электронной подписью директора, у которого нет программного обеспечения для ЭДО, а после визирования отправить бумаги контрагенту.

Как бухгалтеру отправить документ директору

Представим ситуацию, что директора нет на месте или у него просто нет времени на работу с документами. Этим занимается бухгалтер.

Для подписания документа нужно выполнить следующее:

1. Зайти в раздел «Первичные документы».
2. Нажать «Создать документ».
3. Выбрать шаблон и заполнить документ. Благодаря встроенному автозаполнению, это не займет много времени.
4. Нажать кнопку «Следующие действия», затем «Подписать документ».

Согласно настроенного комплекта подписей  программа Медок предложит ввести пароль закрытого ключа для бухгалтера, но на документ требует подписи директора. Его у сотрудника, конечно, нет. Поэтому бухгалтеру необходимо нажать кнопку «Отмена» и  «Отправить документ для подписания».

В появившемся окне нужно выбрать получателя, указать электронную почту, если она не подгрузилась автоматически и нажать кнопку «Ок». Затем поставить электронную подпись бухгалтера и подтвердить действие командой «Ок».

Как директору подписать документ при отсутствии ПО

Во время получения документа директор может быть где угодно: на отдыхе, в командировке, дома. И не всегда под рукой окажется компьютер с программой ЭДО. Что делать в этом случае?

Достаточно открыть письмо, которое прислал бухгалтер. Оно откроется веб сервисе СОТА с любого устройства — даже телефона. Затем нажать «Подписать», ввести пароль закрытого ключа и подтвердить операцию. На этом все. директор может дальше спокойно заниматься своими делами.

Что делать бухгалтеру дальше 

Бухгалтеру нужно вновь открыть программу Медок и нажать кнопку «Получить уведомления». Для просмотра входящих уведомлений требуется пароль закрытого ключа. В открывшемся окне появится информация, что документ подписан. После этого бухгалтеру нужно перейти в «Реестр первичных документов» и выбрать документ, с которым он работал.

В принципе, на этом этапе от сотрудника потребуется только заверить накладную электронной подписью. Для этого необходимо нажать «Следующие действия», затем «Отправить документ» и подписать его в открывшемся окне. Документ будет отправлен контрагенту, которому останется принять и подписать его.