З кожним роком віддалена робота стає все більш популярною. Це дуже зручно не тільки для співробітників, але і для підприємців-початківців або стартапів: знижуються витрати на утримання офісу і створення робочих умов для команди. Однак, щоб бізнес працював ефективно, необхідно правильно організувати роботу розробників, топ-менеджерів та інших співробітників. Для цього варто подумати над віртуальним офісом.

Що таке віртуальний офіс?

Віртуальний офіс – це комплексний пакет рішень для ведення онлайн-бізнесу. В його основі – цифрова платформа, яка дозволяє керувати будь-якими сферами бізнесу. Завдяки віртуальному офісу можна працювати з будь-якої точки світу – для цього необхідний комп’ютер та стабільне підключення до Інтернету.

Особливість віртуального офісу – у фізичній адресі. Його можна вказувати на сайті компанії, туди може приходити кореспонденція. Листи, що надходять на e-mail, також обробляються. Також до віртуального офісу можуть входити різні інші послуги, наприклад реєстратори, автовідповідач, послуга прийому дзвінків.

На практиці віртуальний офіс має такий вигляд. Співробітники можуть виконувати функції секретаря (перенаправляти пошту, відповідати на дзвінки, з’єднувати з керівником), працювати як кол-центр (приймати замовлення, консультувати, обдзвонювати клієнтів). Також забезпечується технічна підтримка. Деякі компанії пропонують реальне приміщення, в якому можна зустрічатися з партнерами.

Віртуальний офіс дозволяє команді співробітників віддалено виконувати завдання, проводити онлайн-зустрічі, підтримувати один з одним комунікації. 

Кому потрібен віртуальний офіс

Віртуальний офіс – чудове рішення для власників будь-якого бізнесу. Якщо ви:

• перебуваєте в іншій країні або населеному пункті;
• відкриваєте нову компанію, але у вас немає коштів на утримання офісу;
• плануєте відкривати нову філію (можливо в іншому місті чи країні);
• запускаєте новий проект;
• бажаєте заощадити кошти.

Віртуальний офіс – це те, що вам потрібно. Таке рішення підвищує імідж компанії.

Дуже популярний віртуальний офіс серед IT-компаній, яким важливо налагодити комунікацію в команді, часто спілкуватися з клієнтами, проводити вебінари та інші заходи.

Навіщо потрібен віртуальний офіс?

Переваги віртуального офісу очевидні. Можна виділити такі переваги:

1. Ефективність роботи працівників. Багато членів команди більш ефективно працюють удома, тому що їм не потрібно раніше вставати, їздити у громадському транспорті. Також віддалена робота дозволяє якісніше планувати свій час. У результаті співробітники задоволені умовами праці та звільняються набагато рідше.
2. Вибір персоналу. Можна наймати штат із будь-якої частини світу, віддаючи перевагу професіоналам.
3. Контроль. Інноваційні системи дозволяють контролювати роботу співробітників та отримувати статистику, а також зберігати конфіденційність даних,
4. Економія коштів. Не потрібно орендувати офіс, обладнати місця для співробітників, закуповувати обладнання. Також мінімізуються витрати на роботу секретаря та тарифи на дзвінки.

Віртуальний офіс дозволяє розширити свій бізнес та керувати ним з будь-якого куточка, тому популярність такої послуги зростає день у день.

Як вибрати платформу для віртуального офісу

Організувати віртуальний офіс самостійно досить складно, тож найкраще звернутися до професіоналів. Компанії пропонують безліч різних варіацій віртуальних офісів з різною ціновою політикою та умовами. Сервер для віртуального офісу варто вибирати, орієнтуючись на масштаби роботи та кількість користувачів. Тому вам варто ознайомитися з усіма пропозиціями та вибрати відповідний варіант.

Віртуальний офіс – відмінний варіант для тих, хто хоче крокувати в ногу з часом. Розгляньте цей варіант для свого бізнесу.